Как составить Follow up письмо – выведите коммуникацию на новый уровень

Подчеркнуть статус компании, вывести диалог на новый уровень и добиться выполнения обязательств – важные задачи, которые должны преследовать сотрудники вашей компании.

В этом материале мы расскажем о follow up письмах, способах составления и познакомим с понятными примеры использования подобных сообщения для их максимально комфортного внедрения работу.

Что такое follow up письмо

Follow up письмо

Follow up – письмо по итогам встречи, является важной формой общения и отправляется в качестве заключительного сообщения для фиксации достигнутых результатов и договоренностей. Его использование является хорошим тоном в деловых отношениях и помогает создать более конструктивный диалог с контрагентом/заказчиком/сотрудником и так далее.

Follow up письмо может быть отправлено в любом виде, даже в формате рукописной заметки, однако, чаще всего, используются более современные способы коммуникации, такие как электронные письма и сообщения в мессенджерах.

Но если вы хотите оставить незабываемое впечатление и произвести вау эффект – подумайте над тем, как подойти к этому вопросу с креативной стороны.

Существует несколько базовых принципов использования follow up:

Письмо должно быть максимально лаконичным и легко передавать свою цель конечному отправителю. Хотите договориться о следующих этапах работы? Хотите узнать не упустили ли вы какие-то детали из вида? Обязательно сообщите об этом в письме.

Письмо должно быть отправлено в кратчайшие сроки после проведенной встречи. В зависимости от направления вашего бизнеса, крайний срок отправки follow up может доходить до суток. Однако, хорошим тоном считается письмо, отправленное в течении нескольких часов после коммуникации.

Как составить follow up письмо?

Независимо от финальной цели сообщения, структура подобных писем остается практически неизменной. Она состоит из 5 ключевых этапов:

Приветствие (независимо от как давно вы виделись с получателем, даже если это было 30 минут назад);
Краткая информация о проведенной встрече (тема, дата, участники и так далее);
Принятые решения;
Следующие шаги каждой из сторон;
Контактная информация.

Разберем использование follow up письма на живом примере из нашей компании.

Добрый день, Иван Иванович.

Сегодня в 11:00, вместе с Вами и руководителем отдела маркетинга Николаем, мы обсуждали SEO продвижение Вашего сайта.

Мы пришли к следующим моментам (если вдруг я что-то понял не так, поправьте меня, где считаете нужным)

Ответственный за проект с Вашей стороны будет Николай и всю дальнейшую коммуникацию мы будем вести с ним;
Через год, Вы хотите полностью отказаться от контекстной рекламы и перейти на органический трафик;
Через 15 дней, 20 декабря будет принято итоговое решение о выборе подрядчика с Вашей стороны.

Наши следующие шаги:

Через 2 дня, 7 декабря, жду от Николая перечень ключевых направлений развития, на которые делаем упор в SEO продвижении;
Через 4 дня, 9 декабря, предоставляю стратегию SEO продвижения Вашего сайта с детальным планом работ на ближайший месяц;
Сегодня к концу дня, скидываю примеры отчетов о проделанной работе;
20 декабря назначить финальную встречу, подтверждающее наше сотрудничество.

Спасибо за продуктивную встречу, с радостью отвечу на любые Ваши вопросы.

С уважением, Дмитрий Марченко

Руководитель 2x2 digital agency

tg: @dimaamarch

Главное в составлении письма – простота. Помните, что оно может быть прочитано не одним человеком и, в таком случае, очень важно доступно донести свой посыл всем возможным получателям.

В каких случаях нужно отправлять follow up письмо?

Нет никаких четких рамок, ограничивающих отправленные подобных писем в тех или иных ситуациях. Однако, мы все же перечислим наиболее распространенные варианты их использования в деловой коммуникации:

Follow up после собеседования

Отправьте письмо в знак благодарности за уделенное время и упомяните о самых запоминающихся для вас элементах собеседования. В follow up письме такого типа, можно дополнительно подчеркнуть свою значимость и компетентность, но главное не забывать о лаконичности. Для того, чтобы проявить впечатление на работодателя у вас есть резюме.

Письмо по собеседованию

Follow up после встречи с потенциальным клиентом

Пример подобного письма мы приводили в предыдущей главе этой статьи. Ваша задача показать клиенту, что вы осознали его проблемы и готовы помочь в решении. Опишите следующие шаги взаимодействия и четко обозначьте сроки для каждого этапа.

Follow up после встречи с партнерами или сотрудниками

Точно так же, как в случае с потенциальными клиентами, вы должны зафиксировать достигнутые договоренности и описать планы на обозримое будущее. В условиях проектной работы и еженедельных рабочих собраний, follow up письмо может содержать в себе перечень задач на следующий рабочий период.

Follow up после проведенного мероприятия

Письмо может быть отправлено сразу большому количеству человек. Например, вы провели онлайн-вебинар, хотите поблагодарить своих зрителей и направить их на следующий этап воронки продаж. Follow up письмо в этом случае поможет это сделать. Главное, не забывать про персонализацию, без нее шансы на построение более тесных доверительных отношений сильно уменьшаются.

Независимо от формата прошедшей встречи, обязательно поблагодарите своего собеседника за уделенное время. Кроме перечисленных выше сценариев, follow up письмо – отличная возможность проявить благодарность и продемонстрировать значимость проведенной встречи

Заключительные мысли

Follow up письмо – незаменимый инструмент, который поможет усилить ваше предложение и продемонстрирует ваше стремление к достижению нужного результата.

Написать follow up письмо не сложно, пользуйтесь нашими рекомендациями, не забывайте о лаконичности, конечной цели и времени на составление.

Последние статьи

Будьте в курсе самых актуальных новостей

Подпишитесь на рассылку и получайте полезные советы, которые можно мгновенно применить на практике